社 会 福 利 署 资 料 保 护 政 策 、 实 务 常 规 、 所 持 个 人 资 料 种 类 及 使 用 个 人 资 料 的 主 要 目 的 陈 述 书

政策及实务常规
社 会 福 利 署 〔 社 署 〕 的 资 料 保 护 政 策 是 履 行 《 个 人 资 料 〔 私 隐 〕 条 例 》 规 定 的 责 任 。 社 署 的 政 策 及 实 务 常 规 的 要 点 摘 录 如 下 ：

1. 须 循 合 法 和 公 平 的 途 径 收 集 个 人 资 料 ， 收 集 的 目 的 必 需 和 社 署 的 职 能 和 活 动 有 直 接 关 系 ；
    
2. 就 该 等 目 的 而 言 ， 所 收 集 的 资 料 是 实 际 所 需 的 资 料 ， 而 且 是 足 够 而 不 过 多 的 ；
    
3. 在 合 理 切 实 可 行 的 范 围 内 ， 社 署 会 在 向 资 料 当 事 人 收 集 资 料 前 ， 通 知 他 / 她 收 集 资 料 的 目 的 及 可 能 获 转 介 资 料 的 人 士 的 类 别 ；
    
4. 须 通 知 资 料 当 事 人 ， 他 / 她 有 权 要 求 查 阅 及 改 正 个 人 资 料 ；
    
5. 须 采 取 一 切 合 理 及 切 实 可 行 的 步 骤 ， 确 保 所 收 集 或 保 留 的 个 人 资 料 就 使 用 的 目 的 上 是 准 确 的 ；
    
6. 个 人 资 料 保 存 的 时 间 ， 不 得 超 过 需 要 使 用 资 料 作 既 定 用 途 〔 或 有 直 接 关 系 的 用 途 〕 的 时 间 。 如 资 料 的 保 留 受 法 律 管 限 ， 或 资 料 关 乎 公 众 利 益 ， 例 如 有 关 历 史 〔 档 案 纪 录 〕 方 面 的 利 益 ， 则 可 不 用 删 除 该 等 资 料 ；
    
7. 除 非 事 先 获 得 资 料 当 事 人 同 意 ， 否 则 ， 只 有 在 符 合 收 集 资 料 的 目 的 或 在 上 述 条 例 许 可 的 情 况 下 ， 社 署 才 可 使 用 、 披 露 或 转 介 他 们 的 个 人 资 料 ；
    
8. 须 采 取 一 切 合 理 及 切 实 可 行 的 步 骤 ， 确 保 所 持 个 人 资 料 获 得 保 护 。 避 免 未 经 许 可 或 意 外 的 查 阅 、 处 理 、 删 除 或 作 其 他 用 途 ；
    
9. 根 据 上 述 条 例 ， 资 料 当 事 人 可 获 允 许 查 阅 及 改 正 关 于 他 / 她 的 个 人 资 料 。 但 是 在 若 干 情 况 下 ， 社 署 可 根 据 条 例 的 规 定 及 有 关 豁 免 的 条 文 而 拒 绝 依 从 该 项 要 求 。 条 例 内 的 查 阅 资 料 是 指 向 资 料 当 事 人 提 供 一 份 有 关 他 / 她 的 个 人 资 料 的 复本 ， 而 并 不 是 让 他 / 她 直 接 检 视 档 案 纪 录 。 此 外 ， 条 例 要 求 所 有 机 构 在 提 供 的 复 本 上 删 去 资 料 当 事 人 以 外 的 其 他 人 士 的 资 料 。 如 需 索 取 一 份 个 人 资 料 的 复 本 ， 则 需 缴 付 费 用 。 现 时 的 费 用 是 每 页 港币1.00 元 。

社署所持个人资料的种类及使用该等资料的主要目的

1. 社 署 会 备 存 社 署 职 员 的 人 事 纪 录 ， 用 以 处 理 根 据 现 行 政 府 规 例 及 法 例 提 出 的 各 项 申 请 ， 以 及 用 以 处 理 训 练 ， 职 位 调 派 ， 晋 升 及 纪 律 这 些 人 事 管 理 职 务 。 社 署 亦 会 备 存 向 社 署 申 请 职 位 的 求 职 者 的 个 人 资 料 ；
    
2. 社 署 不 同 服 务 单 位 备 存 的 纪 录 ， 会 用 作 处 理 福 利 服 务 的 申 请 及 向 市 民 提 供 福 利 服 务 ， 包 括 监 察 及 检 讨 各 项 服 务 ， 进 行 研 究 及 调 查 ， 以 及 履 行 法 定 职 责 。 社 署 所 持 的 个 人 资 料 的 范 围 ， 会 视 乎 资 料 当 事 人 所 寻 求 或 社 署 所 提 供 的 服 务 类 别 而 有 所 不 同 。 一 般 来 说 ， 会 包 括 下 列 部 分 或 全 部 资 料 ：
   
   - 身 份 识 别 资 料 ： 如 姓 名 、 香 港 身 份 证 号 码
   
   - 个 人 详 情 ： 如 性 别 、 出 生 日 期 、 年 龄 及 地 址
   
   - 家 庭 状 况 ： 如 婚 姻 状 况 、 其 他 家 庭 成 员 详 情
   
   - 教 育 背 景 及 就 业 详 情
   
   - 财 政 状 况
   
   - 健 康 情 况
   
   - 其 他 ： 如 是 否 有 犯 罪 纪 录 、 离 港 纪 录
   
   - 就 有 关 的 申 请 或 社 署 提 供 的 福 利 服 务 而 对 资 料 当 事 人 的 意 见 及 评 估
    
3. 社 署 会 备 存 非 政 府 机 构 的 见 习 员 工 、 训 练 机 构 的 社 会 工 作 学 生 及 实 习 导 师 、 曾 受 训 练 的 社 会 工 作 人 员 、 非 隶 属 社 署 的 人 员 ( 包 括 导 师 、 临 床 心 理 学 家 及 正 在 受 训 的 临 床 心 理 学 家 ) ， 及 社 会 工 作 训 练 基 金 申 请 人 的 个 人 详 情 及 资 历 。 这 些 资 料 会 用 于 为 社 署 及 非 政 府 机 构 员 工 举 办 训 练 课 程 ， 为 社 会 工 作 学 生 安 排 实 习 机 会 ， 进 行 人 力 策 划 ， 以 及 处 理 社 会 工 作 训 练 基 金 的 申 请 ；
    
4. 社 署 会 备 存 向 政 府 或 受 资 助 福 利 服 务 机 构 申 请 社 会 工 作 职 位 的 求 职 者 的 个 人 详 情 、 资 历 及 就 业 纪 录 ， 以 便 代 其 他 部 门 或 有 关 受 资 助 机 构 评 估 求 职 者 的 社 会 工 作 资 历 ；
    
5. 社 署 会 备 存 受 资 助 社 会 福 利 机 构 员 工 的 个 人 详 情 、 资 历 及 就 业 纪 录 ， 以 评 估 他 们 的 薪 酬 作 计 算 资 助 金 额 之 用 ； 就 每 间 受 资 助 机 构 的 个 人 薪 酬 拨 款 ， 计 算 新 的 资 助 金 额 ； 并 处 理 受 资 助 机 构 按 揭 利 息 津 贴 计 划 及 临 时 职 员 津 贴 的 申 请 ；
    
6. 社 署 会 备 存 服 务 于 社 署 单 位 的 义 务 工 作 人 员 的 个 人 详 情 及 履 历 ， 以 安 排 义 工 服 务 、 考 虑 委 任 和 重 新 委 任 他 们 担 任 谘 询 委 员 会 成 员 ， 以 及 考 虑 提 名 他 们 接 受 荣 衔 及 奖 励 ；
    
7. 社 署 会 备 存 拟 在 公 众 地 方 举 行 慈 善 筹 款 活 动 的 申 请 人 士 在 公 开 筹 款 许 可 证 的 申 请 所 列 的 个 人 详 情 ， 以 审 批 该 等 申 请 ；
    
8. 对 于 拟 用 捐 款 人 的 姓 名 ， 为 政 府 奖 券 基 金 拨 款 资 助 的 现 行 或 计 划 中 的 福 利 计 划 命 名 的 申 请 ， 社 署 会 备 存 该 名 捐 款 人 的 个 人 详 情 ， 以 审 批 申 请 ； 以 及
    
9. 社 署 会 备 存 曾 向 社 署 提 出 查 询 或 投 诉 的 人 士 的 个 人 详 情 ， 以 处 理 他 们 的 查 询 或 投 诉 ， 并 作 统 计 用 途 。