社 會 福 利 署 資 料 保 護 政 策 ､ 實 務 常 規 ､ 所 持 個 人 資 料 種 類 及 使 用 個 人 資 料 的 主 要 目 的 陳 述 書

政策及實務常規
社 會 福 利 署 〔 社 署 〕 的 資 料 保 護 政 策 是 履 行 《 個 人 資 料 〔 私 隱 〕 條 例 》 規 定 的 責 任 。 社 署 的 政 策 及 實 務 常 規 的 要 點 摘 錄 如 下 ﹕

1. 須 循 合 法 和 公 平 的 途 徑 收 集 個 人 資 料 ﹐ 收 集 的 目 的 必 需 和 社 署 的 職 能 和 活 動 有 直 接 關 系 ﹔
    
2. 就 該 等 目 的 而 言 ﹐ 所 收 集 的 資 料 是 實 際 所 需 的 資 料 ﹐ 而 且 是 足 夠 而 不 過 多 的 ﹔
    
3. 在 合 理 切 實 可 行 的 範 圍 內 ﹐ 社 署 會 在 向 資 料 當 事 人 收 集 資 料 前 ﹐ 通 知 他 / 她 收 集 資 料 的 目 的 及 可 能 獲 轉 介 資 料 的 人 士 的 類 別 ﹔
    
4. 須 通 知 資 料 當 事 人 ﹐ 他 / 她 有 權 要 求 查 閱 及 改 正 個 人 資 料 ﹔
    
5. 須 採 取 一 切 合 理 及 切 實 可 行 的 步 驟 ﹐ 確 保 所 收 集 或 保 留 的 個 人 資 料 就 使 用 的 目 的 上 是 準 確 的 ﹔
    
6. 個 人 資 料 保 存 的 時 間 ﹐ 不 得 超 過 需 要 使 用 資 料 作 既 定 用 途 〔 或 有 直 接 關 係 的 用 途 〕 的 時 間 。 如 資 料 的 保 留 受 法 律 管 限 ﹐ 或 資 料 關 乎 公 眾 利 益 ﹐ 例 如 有 關 歷 史 〔 檔 案 紀 錄 〕 方 面 的 利 益 ﹐ 則 可 不 用 刪 除 該 等 資 料 ﹔
    
7. 除 非 事 先 獲 得 資 料 當 事 人 同 意 ﹐ 否 則 ﹐ 只 有 在 符 合 收 集 資 料 的 目 的 或 在 上 述 條 例 許 可 的 情 況 下 ﹐ 社 署 才 可 使 用 ､ 披 露 或 轉 介 他 們 的 個 人 資 料 ﹔
    
8. 須 採 取 一 切 合 理 及 切 實 可 行 的 步 驟 ﹐ 確 保 所 持 個 人 資 料 獲 得 保 護 。 避 免 未 經 許 可 或 意 外 的 查 閱 ､ 處 理 ､ 刪 除 或 作 其 他 用 途 ﹔
    
9. 根 據 上 述 條 例 ﹐ 資 料 當 事 人 可 獲 允 許 查 閱 及 改 正 關 於 他 / 她 的 個 人 資 料 。 但 是 在 若 干 情 況 下 ﹐ 社 署 可 根 據 條 例 的 規 定 及 有 關 豁 免 的 條 文 而 拒 絕 依 從 該 項 要 求 。 條 例 內 的 查 閱 資 料 是 指 向 資 料 當 事 人 提 供 一 份 有 關 他 / 她 的 個 人 資 料 的 複本 ﹐ 而 並 不 是 讓 他 / 她 直 接 檢 視 檔 案 紀 錄 。 此 外 ﹐ 條 例 要 求 所 有 機 構 在 提 供 的 複 本 上 刪 去 資 料 當 事 人 以 外 的 其 他 人 士 的 資 料 。 如 需 索 取 一 份 個 人 資 料 的 複 本 ﹐ 則 需 繳 付 費 用 。 現 時 的 費 用 是 每 頁 港幣1.00 元 。

社署所持個人資料的種類及使用該等資料的主要目的

1. 社 署 會 備 存 社 署 職 員 的 人 事 紀 錄 ﹐ 用 以 處 理 根 據 現 行 政 府 規 例 及 法 例 提 出 的 各 項 申 請 ﹐ 以 及 用 以 處 理 訓 練 ﹐ 職 位 調 派 ﹐ 晉 升 及 紀 律 這 些 人 事 管 理 職 務 。 社 署 亦 會 備 存 向 社 署 申 請 職 位 的 求 職 者 的 個 人 資 料 ﹔
    
2. 社 署 不 同 服 務 單 位 備 存 的 紀 錄 ﹐ 會 用 作 處 理 福 利 服 務 的 申 請 及 向 市 民 提 供 福 利 服 務 ﹐ 包 括 監 察 及 檢 討 各 項 服 務 ﹐ 進 行 研 究 及 調 查 ﹐ 以 及 履 行 法 定 職 責 。 社 署 所 持 的 個 人 資 料 的 範 圍 ﹐ 會 視 乎 資 料 當 事 人 所 尋 求 或 社 署 所 提 供 的 服 務 類 別 而 有 所 不 同 。 一 般 來 說 ﹐ 會 包 括 下 列 部 分 或 全 部 資 料 ﹕
   
   - 身 份 識 別 資 料 ﹕ 如 姓 名 ､ 香 港 身 份 證 號 碼
   
   - 個 人 詳 情 ﹕ 如 性 別 ､ 出 生 日 期 ､ 年 齡 及 地 址
   
   - 家 庭 狀 況 ﹕ 如 婚 姻 狀 況 ､ 其 他 家 庭 成 員 詳 情
   
   - 教 育 背 景 及 就 業 詳 情
   
   - 財 政 狀 況
   
   - 健 康 情 況
   
   - 其 他 ﹕ 如 是 否 有 犯 罪 紀 錄 ､ 離 港 紀 錄
   
   - 就 有 關 的 申 請 或 社 署 提 供 的 福 利 服 務 而 對 資 料 當 事 人 的 意 見 及 評 估
    
3. 社 署 會 備 存 非 政 府 機 構 的 見 習 員 工 ､ 訓 練 機 構 的 社 會 工 作 學 生 及 實 習 導 師 ､ 曾 受 訓 練 的 社 會 工 作 人 員 ､ 非 隸 屬 社 署 的 人 員 ( 包 括 導 師 ､ 臨 床 心 理 學 家 及 正 在 受 訓 的 臨 床 心 理 學 家 ) ﹐ 及 社 會 工 作 訓 練 基 金 申 請 人 的 個 人 詳 情 及 資 歷 。 這 些 資 料 會 用 於 為 社 署 及 非 政 府 機 構 員 工 舉 辦 訓 練 課 程 ﹐ 為 社 會 工 作 學 生 安 排 實 習 機 會 ﹐ 進 行 人 力 策 劃 ﹐ 以 及 處 理 社 會 工 作 訓 練 基 金 的 申 請 ﹔
    
4. 社 署 會 備 存 向 政 府 或 受 資 助 福 利 服 務 機 構 申 請 社 會 工 作 職 位 的 求 職 者 的 個 人 詳 情 ､ 資 歷 及 就 業 紀 錄 ﹐ 以 便 代 其 他 部 門 或 有 關 受 資 助 機 構 評 估 求 職 者 的 社 會 工 作 資 歷 ﹔
    
5. 社 署 會 備 存 受 資 助 社 會 福 利 機 構 員 工 的 個 人 詳 情 ､ 資 歷 及 就 業 紀 錄 ﹐ 以 評 估 他 們 的 薪 酬 作 計 算 資 助 金 額 之 用 ﹔ 就 每 間 受 資 助 機 構 的 個 人 薪 酬 撥 款 ﹐ 計 算 新 的 資 助 金 額 ﹔ 並 處 理 受 資 助 機 構 按 揭 利 息 津 貼 計 劃 及 臨 時 職 員 津 貼 的 申 請 ﹔
    
6. 社 署 會 備 存 服 務 於 社 署 單 位 的 義 務 工 作 人 員 的 個 人 詳 情 及 履 歷 ﹐ 以 安 排 義 工 服 務 ､ 考 慮 委 任 和 重 新 委 任 他 們 擔 任 諮 詢 委 員 會 成 員 ﹐ 以 及 考 慮 提 名 他 們 接 受 榮 銜 及 獎 勵 ﹔
    
7. 社 署 會 備 存 擬 在 公 眾 地 方 舉 行 慈 善 籌 款 活 動 的 申 請 人 士 在 公 開 籌 款 許 可 證 的 申 請 所 列 的 個 人 詳 情 ﹐ 以 審 批 該 等 申 請 ﹔
    
8. 對 於 擬 用 捐 款 人 的 姓 名 ﹐ 為 政 府 獎 券 基 金 撥 款 資 助 的 現 行 或 計 劃 中 的 福 利 計 劃 命 名 的 申 請 ﹐ 社 署 會 備 存 該 名 捐 款 人 的 個 人 詳 情 ﹐ 以 審 批 申 請 ﹔ 以 及
    
9. 社 署 會 備 存 曾 向 社 署 提 出 查 詢 或 投 訴 的 人 士 的 個 人 詳 情 ﹐ 以 處 理 他 們 的 查 詢 或 投 訴 ﹐ 並 作 統 計 用 途 。