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- 资料保护政策

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保障资料政策

社 会 福 利 署 保 障 资料 政 策 、 实 务 常 规 、 持 有 个 人 资料 的 种 类 及 使 用 个 人 资 料 的 主 要 目 的 陈 述 书

政策及实务常规

社 会 福 利 署 ( 社 署 ) 的 保 障 资 料 政 策 是 要 履 行 《 个 人 资 料 ( 私 隐 ) 条 例 》 ( 《 条 例 》 ) 所 规 定 的 责 任 。 社 署 的 政 策 及 一 般 实 务 常 规 概 述 如 下:

  1. 收 集 个 人 资 料 必 须 是 为 与 社 署 的 职  能 和 活 动 有 直 接 关 系 的 合 法 的目 的 , 并 且 是 以 合 法 和 公 平 的 方 法 收 集 ;
     
  2. 所 收 集 的 资 料 就 有 关 的 目 的 而 言 , 应 是 必 需 的 、 足 够 的 , 但 不 超 乎 适 度;
     
  3. 除 非 有 适 用 的 豁 免 , 否 则 在 向 资 料 当 事 人 收 集 资 料 之 时 或 之 前 , 资 料 当 事 人 应 获 告 知 该 资 料 将 会 为 什 么 目 的 而 使 用 , 以 及 可 能 转 移 予 什 么 类 别 的 人;
     
  4. 从 资 料 当 事 人 所 收 集 的 资 料 首 次 用 于 该 资 料 被 收 集 的 目 的 之 时 或 之 前 , 资 料 当 事 人 须 获 告 知 他 / 她 要 求 查 阅 该 资 料 及 改 正 该 资 料 的 权 利 , 以 及 部 门 负 责 处 理 此 等 要 求 的 人 员 的 职 衔 及 地 址;
     
  5. 应 采 取 所 有 合 理 地 切 实 可 行 的 步 骤 , 以 确 保 收 集 或 保 留 的 个 人 资 料 以 其 被 使 用 于 或 会 被使 用 于 的 目 的 而 言 , 该 个 人 资 料 是 准 确 的;
     
  6. 个 人 资 料 的 保 存 时 间 , 不 会 超 过 将 其 保 存 以 贯 彻 该 资 料 被 使 用 于 或 会 被 使 用 于 的 目 的 ( 包 括 任 何 直 接 有 关 的 目 的 ) 所 需 的 时 间 。 但 如 资 料 的 保 留 受 法 律 管 限 , 或 不 删 除 该 资 料 是 符 合 公 众 利 益 的 , 例 如 有 历 史 ( 档 案 纪 录 ) 的 价 值 , 则 属 例 外;
     
  7. 除 事 获 资 料 当 事 人 的 订 明 同 意 , 否 则 只 有 在 符 合 收 集 资 料 的 目 的 或 任 何 直 接 有 关 的 目的 , 或 在 《 条 例 》 许 可 的 情 况 下 , 才 应 使 用 、 披 露 或 转 移 他 们 的 个 人 资 料;
     
  8. 应 采 取 所 有 合 理 地 切 实 可 行 的 步 骤 , 以 确 保 持 有 的 个 人 资 料 受 保 障 , 不 会 有 未 获 准 许 的 或 意 外 的 查 阅 、 处 理 、 删 除 、 丧 失 或 作 其 他 用 途 的 情 况;
     
  9. 资 料 当 事 人 将 可 查 阅  及 改 正 与 其 本 人 有 关 的 个 人 资 料 , 但 须 符 合 《 条 例 》 的 条 文 及 有 关 豁 免 的 规 定 。 资 料 当 事 人 无 权 查 阅 不 属 于 该 资 料 当 事 人 的 个 人 资 料 或 不 属 个 人 资 料 的 资 料 。 《 条 例 》 所 规 定 的 查 阅 资 料 是 指 资 料 当 事 人 可 取  得 一 份 有 关 其 个 人 资 料 的 复 本 。 此 外 , 《条 例 》规 定 , 在 依 从 有 关 的查 阅 资 料 要 求 时 , 资 料 当 事 人 以 外 其 他 个 人 的 姓 名 或 其 他 能 识 辨 身 份 的 详 情 , 均 须 略 去 或 以 其 他 方 法 使 之 不 被 披 露 。 索 取 个 人 资 料 复 本 须 缴 付 影 印 费。


社署所持个人资料的种类及使用该等资料的主要目的

  1. 社 署 会 备 存 社 署 职 员 的 人 事 纪 录 , 用 以 处 理 根 据 现 行 政 府 规 例 及 法 例 提 出 的 各 项 申 请 , 以 及 用 以 处 理 训 练 , 职 位 调 派 , 晋 升 及 纪 律 这 些 人 事 管 理 职 务 。 社 署 亦 会 备 存 向 社 署 申 请 职 位 的 求 职 者 的 个 人 资 料 ;
     
  2. 社 署 不 同 服 务 单 位 备 存 的 纪 录 , 会 用 作 处 理 福 利 服 务 的 申 请 及 向 市 民 提 供 福 利 服 务 , 包 括 监 察 及 检 讨 各 项 服 务 , 进 行 研 究 及 调 查 , 以 及 履 行 法 定 职 责 。 社 署 所 持 的 个 人 资 料 的 范 围 , 会 视 乎 资 料 当 事 人 所 寻 求 或 社 署 所 提 供 的 服 务 类 别 而 有 所 不 同 。 一 般 来 说 , 会 包 括 下 列 部 分 或 全 部 资 料 ;

    (i)    个 人 详 情 : 例 如 姓 名 、 香港  身 份 证 号 码 、 性 别 、 出 生 日 期 、 年 龄 、 地 址 等;

    (ii)    家 庭 状 况 : 如 婚 姻 状 况 、 家 庭 背 景 等;

    (iii)   教 育 背 景 及 就 业 详 ;

    (iv)   教 育 背 景 及 就 业 详 情;

    (v)   健 康 情 况;

    (vi)   就 有 关 的 申 请 或 社 署 提 供 的 福 利 服 务 而 对 资 料 当 事 人 的 意 见 及 评 估;

    (vi)   其 他 : 如 是 否 有 犯 罪 纪 录 、 离 港 纪 录;
     
  3. 非 政 府 机 构 的 见 习 员 工 、 训 练 机 构 的 社 会 工 作 学 生 及 实 习 导 师 、 曾 受 训 练 的 社 会 工 作 人 员 、 非 隶 属 社 署 的 人 员 ( 包 括 导 师 、 临 床 心 理 学 家 及 正 在 受 训 的 临 床 心 理 学 家 ) 及 社 会 工 作 训 练 基 金 申 请 人 的 个 人 详 情 及 资 历 , 用 以 为 社 署 及 非 政 府 机 构 员 工 举 办 训 练 课 程 、 为 社 会 工 作 学 生 安  排 实 习 机 会 、 进 行 人 力 规 划 , 以 及 审 批  社 会 工 作 训 练 基 金 的 申 请;
     
  4. 申 请 政 府 或 受 资 助 福 利 服 务 机 构 社 会 工 作 职 位 的 求 职 者 的 个 人 详 情 、 资 历 及 就 业 纪 录 , 以 便 代 其 他 部 门 或 有 关 受 资 助 机 构 评 估 求 职 者 的 社 会 工 作 资 历;
     
  5. 传 统 资 助 模 式 的 非 政 府 机 构 员 工 的 个 人 详 情 、 资 历 及 就 业 纪 录 , 以  评 核 他 们 的 资 历 作 聘 用 安 排 , 并 就 每 间 非 政 府 机 构 的 个 人 薪 酬 拨 款 以 计 算 津 助 金 额 之 用;
     
  6. 义 务 工 作 人 员 的  个 人 详 情 及 履 历 , 用 以 安 排 义 工 服 务  、 考 虑 委 任 和 再 度 委 任 他 们 担 任 谘 询 委 员 会 成  员 , 以 及 考 虑 提 名 他 们 接 受 授 勋 及 嘉 奖;
     
  7. 申 请 公 开 筹 款 许 可 证 以 便 在 公 众 地 方 举 行 慈 善 筹 款 活 动 的 申 请 人 的 个 人 详 情 , 用 以 审 核 该 等 申 请;
     
  8. 就 政 府 奖 券 基 金 拨 款 资 助 的 现 有 或 计 划 中 的 福 利 计 划 以 捐 款 人 的 姓 名 命 名 的  申 请 , 备 存  该 名 捐 款 人 的 个 人 详 情 , 用 以 审 批 申 请;以及
     
  9. 曾 向 社 署 提 出 查 询 或 投 诉 者 的 个 人 详 情 , 用 以 处 理 他 们 的 查 询 或 投 诉 , 并 作 统 计 用 途。